现在机关里，通过手机发短信息通知事项已经成为一种重要的传达方式。特别是大多数机关已经购买了群发信息的系统和软件，通过系统能及时将海量的信息迅速发送至相关人员手中。
首先，给主要领导发短信息，一般不宜用群发这种方式，一方面是尊重，另一方面是保密需要，更重要的是方便大领导与发信息人联系，沟通有关事实。
我经常收到大量信息，不但内容不清晰不全面，一般来说就是缺少5个W（who、when、where、what、why），更重要的是缺少联系人信息，往往你收到的就是一条短信，而且是从平台发出的，你想找联系人，没有。你想询问一下前因后果，没有办法，因为人家根本没有告诉你。
你想回复一下，连个联系手机都没有。当然，据说有些平台发出的信息你收到后回复，在平台上可以看到。但有些看不到，也不知道是怎么回事。
一是表明发信人的信息。许多单位的信息群发系统往往是大系统的，例如佛山市政府的是佛山政务短信平台，而我们禅城区的亦差不多，但大家知道，一个政府内部往往有5、60个部门，你怎么区别是哪个部门发给你的，因此最好的方式是：我是禅城区法制办王学堂。这样表明身份，既方便别人识别，也提高短信息的公信力，毕竟现在诈骗信息过多。
二是对具体事情描述简单明了。举个开会的信息，一般就是某年月日（星期几）上下午几时在市政府18号楼604会议室由某某领导主持如开某某会议，请您准时参加。时间地点人物主题明确，方便收到信息的人判断。
三是说明联系人和联系方式，以方便收到信息的人反馈或者对有关事项进行沟通。现在机关的人很奇怪，对自己的名字很保密，往往署名王先生或者王女士。其实，用实名一是体现了尊重别人，二是体现了庄重，三是更方便收到信息的人将你的名字和电话号码保存。bob半岛在线登录
